Trilingual Executive Assistant: Spanish, English, Italian. Events organiser and Community Manager for various artistic events. High-level contacts during certain luxury projects such as Colette x Chanel, CDC Thomas Erber, Bensimon, Jim Thompson, Archives 18-20, etc. Former writer for the special press and blogs. Professional travels : Hong Kong, Bangkok, Dubai, Italy, Spain, Germany, UK, Denmark, Sweden...
Assistant de Direction de la Chief People Officer. (Permanent) Assistant de Direction du Chief Financial Officer (Depuis Juillet)
Executive Assistant to VP EMEA La Mer / Bobbi Brown Executive Assistant to VP EMEA Too Faced / Smashbox/ Aveda / Bumble & Bumble
Assistanat de Direction des Présidents : Chief Creative Officer & President / President ( Business) Management de leurs agendas complexes et mouvants. Gestion de leurs notes de frais et surveillance de leurs remboursements. Organisation de leurs voyages, diners et autres rencontres Top to Top. Interlocuteurs : Comex, Top managers, Direction Ogilvy Europe ou du Groupe WPP, Assistant.e.s du réseau ou des clients, C-suite de la clientèle. Assistanat ponctuel pour les managers du réseau de passage ou même les clients. Coordination des voyages des membres de différents services : Business Directors, planneurs stratégiques ou directeurs de création. Management d'events externes ou internes, parfois en coordination avec le service communication. Assistanat personnel ponctuel.
Assistant personnel et de Direction du Président & CEO : Diverses tâches personnelles. Prise de rendez-vous Notes de frais. Réservations de vols. Relai auprès des intervenants extérieurs. Soutien rédactionnel. Office manager : Gestion des locaux, fournitures et aménagements / déménagement. Gestion financière. Relai avec le cabinet comptable et suivi des dépenses. Gestion du factoring. Relation avec la banque. Gestion RH avec les cabinets nationaux et internationaux. Responsable logistique et ADV EMEA : Gestion des commandes et préparation des factures. Relance client et service à la clientèle. Gestion des colis. Préparation et manutention. Préparation des transports, démarches douanières (affidavit, carnet etc...)
Marketing opérationnel : Négociation des budgets opérationnels auprès de la direction générale et des prestataires extérieurs. Déploiement et suivi de l’exécution des plannings opérationnels. Organisation des commandes de catering, traiteurs... Sourcing des demandes particulières (musiciens, prestataires spécialisés) ... Organisation des salons professionnels. Coordination logistique de préparation et on site. Gestion des invitations et des listes en fonction des évènements. Gestion (commande et création ) des supports marketing (goodies, magazines, invitations, cartes postales et posters ...) Soutien de coordination et relationnel lors des partenariats. Relationnel B2B et B2C. Marketing online : Rédaction des newsletters (logiciels Spark Adobe, Sendinblue) à destination du B2B et B2C. Analyse, apport de réponses qualifiées et dispatch d'informations en cas de retour client. Traductions de supports de communication, newsletters, site web corporate et site marchand. Mise à jour des bases de données.
Soutien aux Directions Générale,Financière, Commerciale et Marketing : Rédactions diverses de courriers et présentations, gestion des notes de frais, voyages, visas, hôtels, feuilles de routes. Tenue d’agendas. Office management : Courrier. Création d'outils de suivis, améliorations des process et archivage, rapprochements bancaires, suivis de factures. Intégrations RH, aide au recrutement, suivi des temps, déploiement de la solution RH. Gestion des services généraux liés au siège et 5 boutiques. Achats courants Suivi des travaux. Révision et négociation des contrats. Appels d’offre. Suivi de déménagement. Ouverture de boutique. Gestion d’expéditions (cotations, formalités avec les transporteurs). Soutien IT. Coordination évènementielle : Planification pour lancement de produits, voyages de presse, salons professionnels.
Gestion des prestataires de services liés aux locaux. Création d'appels d'offres pour l'amélioration des services. Création d'outils de suivis, améliorations des process et archivage. Soutien au Services Ressources Humaines et Direction. Gestion des flottes véhicules et téléphonie. Traitement de la facturation et de sa validation. Traitement du courrier et messageries. Soutien IT.
Suivi financier : gestion des prélèvements, paiements et lettrages. Gestion des factures fournisseurs et leur règlement. Reporting à la direction. Gestion et tâches administratives liées à la gestion du bureau. Logiciel ERP.
Service de l'Exercice Professionel : Assistance dans les dossiers du Délégué du Bâtonnier et du Directeur de Service. Suivi pour les Intégrations à la Magistrature et constitution des dossiers de candidatures à la Legion d'Honneur ou l'Ordre du Mérite. Accueil physique des avocats et renseignements génériques. Traitement des appels, courriers et mails. Achats de fournitures. Editions de documents, attestations, vérifications déontologiques.
Accueil physique et appels entrants. Gestion des coursiers, des salles de réunions et achats courants de fournitures et consommables. Services ponctuels à la Direction générale ou financière. Gestion des intérimaires durant les PFW. Accueil ponctuel de VIPS ou de la Presse.
Assistanat de direction au sein d'une équipe. Prise de notes. Comptes rendus. Gestions des réservations, transports et hôtels. Préparation de documents graphiques types powerpoint, posters... Diffusion d'informations.