Isabelle Alba

- Gestion des agendas complexes des directeurs dans un environnement national et international - Organisation des déplacements et de la logistique générale - Suivi administratif des commandes d'achats divers

Mission d'intérim pour Hynamics

Responsable du secrétariat courant de l'agence: sens de rigueur, d’analyse et de la gestion des priorités - Filtrer les appels téléphonique, - Accueillir physiquement les clients, fournisseurs et collaborateurs (préparation des badges, tickets de restaurant, ordinateur, …). - Gérer le courrier entrant et sortant, les coursiers, les plis internationaux, les commandes de fournitures et consommables, taxi, … - Veiller au parc d’imprimantes et à la réservation des salles de réunion. - Être en relation avec le syndic (fuite, étanchéité, climatisation, chauffage, …) => Actions menées grâce à mon sens de l’écoute, de l'organisation et de diplomatie. Auprès de l’associé et de ses collaborateurs - Organiser les déplacements en France et à l’étranger (réservation de billets de trains, avions, hôtels, voitures, déjeuners professionnels) ainsi que des événements (séminaire annuel, noël, « afterworks", ...). - Interférer entre le siège et l'agence auprès des différents services : comptabilité, informatique, ressources humaines (fiches de paies + tickets de restaurants, carte cadeaux, …). - Répondre à des mails en anglais et français - Elaborer et mettre en forme des documents divers : lettre, rapport, compte-rendu. => Actions menées grâce à mon sens de l’anticipation, de convivialité et de confidentialité. Action directe : facturation et recouvrement (utilisation du logiciel CEGID) - Créer des fiches clients, missions, formes de paiements (RIB, chèques, …). - Elaborer les factures et/ou avoirs + envoi par mail et/ou courrier + archivage informatique + mise sous plis, suivi du fichier clients. - Gérer les entrées : prélèvements, remises de chèques (informatique et physique : déplacement à la banque). - Interagir au niveau du recouvrement : entreprises nationales et internationales (suivi de dossiers, investigation et relances). - Imprimer les documents spécifiques (situation de comptes, balance âgée). => Actions menées grâce à mon sens commercial et de négociation.

Assistante du Directeur de l’établissement : Diverses tâches menées avec le Directeur pour les élèves et les professeurs en accord avec l’Education Nationale. Gestion dans les domaines de ressources humaines : - Gérer les absences des professeurs (maladie, raisons personnelles), - Répartir les élèves dans les autres classes, - Demander le remplacement auprès du Rectorat, - Faire le lien entre les parents, élèves et professeurs, - Comptabiliser le temps horaire des études & cours d'anglais. - Envoyer à la Mairie les informations récoltées, => Actions menées grâce à ma capacité de travail au sein d’une équipe, discrétion et sens de loyauté. Aide à la logistique de l’école : - Gérer les aspects administratifs via l’élaboration de documents divers destinés à l’affichage, aux enseignants ou aux élèves, - Organiser les déplacements scolaires : relation avec la mairie et le garage. - Planifier, animer, comptabiliser et dispatcher les photos de classe, - Commander le matériel pédagogique et les fournitures scolaires, cadeaux de fin d’année, - Gérer les alertes incendies et confinements, - Organiser la Kermesse annuelle. Soutien administratif auprès des élèves : - Aider à la constitution de dossiers à destination des élèves et de leurs familles (certificats de scolarité, de radiation, formulaires divers), - Recenser les effectifs des élèves au quotidien en classe pour la cantine et l’étude, - Saisir et mettre à jour la base « élèves », - Gérer les inscriptions annuellement (N+1) : pré-inscription, inscription, confirmation, relation avec la mairie, … => Actions menées grâce à mon sens de l’écoute et d’autonomie. Participation active pour la coopérative de l’école - Enregistrer les chèques et espèces, - Déposer la recette à la banque, - Saisir informatiquement les données, - Equilibrer les comptes. =>Actions menées grâce à mon sens de l’organisation et du détail

Assistante Chargée de projet CDD de 3 mois pour l'organisation d'un congrès à Nice - Effectuer des appels téléphonique auprès de clients pour savoir si le congrès les intéresse. - Représenter le sujet avec les intervenants, le lieu et les thèmes abordés. - Convaincre de l'utilité de la participation, - Obtenir leur accord, - Connaître leur situation géographique afin de leur proposer les meilleurs moyens de transport, - Savoir leur jour d'arrivée, de départ, leur souhait d'hébergement, - Envoyer tous courriers, - Vérifier l'exactitude des informations, - Faire le lien avec le service réservation et la chargée de projets, - S'assurer de la mise à jour des inscriptions et des listings. - Communiquer sur l'évolution du projet avec la direction. - Relance régulière J-15, J-7 => Actions menées grâce à mon sens de la rigueur et de confidentialité.

Au sein de l’agence et auprès du gérant, participation active à l’organisation et conception des événements de « A » à « Z ». Mes responsabilités étaient aussi bien au niveau administratif, commercial que logistique. ADMINISTRATIF - Préparer et rédiger une proposition commerciale personnalisée. - Planifier, mettre à jour, et coordonner toutes les étapes du projet, - Elaborer tous supports de communication (invitations, programmes, signalisation …), - Rédiger les fiches navettes pour les prestataires, - Intervenir auprès des intervenants et de VIP. - Elaborer des documents d'aide à la réflexion (fiches questions et d'évaluation), - Etablir la facturation en tenant compte des changements de dernières minutes. COMMERCIAL ET COMMUNICATION - Prospecter, gérer et relancer le fichier clients-fournisseurs en vue de développer le CA de l’agence, - Prendre note du cahier des charges du client, - Trouver l'idée originale pour l’événement, - S’assurer que la manifestation proposée soit exclusive et personnalisée - Définir les exigences et limites, - Tenir compte des impératifs du client, - Effectuer le suivi des prestataire et évaluer la qualité des services, - Proposer des actions commerciales en vue d’optimiser la prestation via des goodies - Négocier les budgets. ORDONNANCEMENT & MANAGEMENT DE TOUTES LES LOGISTIQUES - Rechercher et sélectionner tous les prestataires de services : choix du site, hébergements, restauration, transports, traductrice, logistique audiovisuelle, …), - Gérer et organiser sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc. - Interagir entre le client et les prestataires de services, - Communiquer sur la manifestation en externe, - Contrôler et vérifier les prestations convenues, - S’assurer du bon déroulement de la manifestation. Clients : Agence spatiale Européenne, Danzas transport, Gefco, Komatsu, … Actions menées grâce à ma réactivité et disponibilité.

Organisation de conférences sur les thèmes de l'actualité. - Recherche de sites, - Mise en forme de document divers, - Communiquer avec l'imprimerie pour la création des invitations, programmes, reliure de rapport, ... - Gérer les arrivées de documents spécifiques, - Envoi de convocation, lettre de formation, - Vérifier le nombre de participation lors de la manifestation, - Transmettre toutes informations

Assistanat d'un "partner" et de 6 collaborateurs, spécialisés en Ressources Humaines Fonction administrative : - Accueillir physiquement les clients, - Filtrer les appels téléphoniques et prendre les messages, - Saisir des propositions commerciales en français et anglais, - Vérifier le contenu grâce à une relecture minutieuse, - Elaborer des slides en vue de présentation, - Préparer les documents à transmettre : impression et reliure des supports. - Envoyer les documents confidentiels via des coursiers - Gérer l'agenda, Fonction Logistique : - Organiser des événements internes et externes (recherche de site, envoi de convocation, création de badge, accueil), - Communiquer avec les différents services, - Interférer entre les clients et les collaborateurs, - Effectuer les réservations pour les déplacements en France et à l'étranger.