Nicolas Clavier
Executive Assistant & Facility Manager with over 10 years’ experience in luxury and corporate environments, combining executive support to senior leadership with multi-site operational management. A hybrid profile at the crossroads of executive support and operations: supporting leadership in the organization, prioritization, and coordination of key topics, while ensuring seamless management of demanding environments (facilities, security, hospitality). I act as a trusted partner to leadership and a central coordination point between executives, teams, and external stakeholders, ensuring alignment, smooth communication, and efficient execution. Areas of expertise: – Executive support & coordination of strategic priorities – Complex agenda & organizational management – Multi-site facilities & security management – Workplace operations & service delivery – Team management (on-site and support functions) – Vendor management & contract oversight – Budget optimization & cost control – Relocations, renovations & workplace projects – Logistics coordination for fashion activities (showrooms, flagship openings, fashion shows, shootings) – Hospitality & premium front-of-house experience – Safety & security procedures (CCTV, fire safety, evacuation) I thrive in demanding, high-end environments where discretion, anticipation, operational excellence, and attention to detail are critical — particularly within fashion houses, where image, timing, and execution are key.
Responsable de la maintenance du siège (6000m2) et des boutiques France et Europe (maintenance préventive et curative, sécurité, sureté, nettoyage) et de l’intendance générale Suivi des évènements : mise en place des showrooms, casting, shooting, défilé (logistique, signalétique, catering etc.) Optimisation de l’ensemble des coûts des services généraux, sourcing fournisseurs, mise en place de contrat-cadres et optimisation des prestations (courrier, coursiers, nettoyage industriel, maintenance, sécurité, télésurveillance, fournitures) Mise en place d’une GMAO européenne pour l’ensemble du parc mobilier de l’entreprise (tous corps d’état concernés) Gestion de la flotte automobile Aménagement des espaces de travail : Réalisation du space planning d’après les projections de la marque Suivi des travaux d’aménagement - Organisation logistique des déménagements - Organisation logistique des événements internes : showroom, présentations interne, célébrations diverses Réflexion autour du bien être au travail : - Mise en place de cours de sport (consultation interne, travaux d’aménagement, sourcing prestataire) - Animation d’ateliers thématiques autour de l’écologie, de l’environnement de travail, de la transmission de l’ADN Kenzo - Création de rendez vous ponctuels favorisant l’échange inter-service Management de 4 personnes : hôtesses, coordinateur services généraux, assistante services généraux (recrutement, suivi des congés, entretiens annuels)
Programmation Concertation avec les équipes des antennes sur le projet global d’aménagement, réalisation d’un schéma général de fonctionnement, flux et circulation Mise en place de groupes de travail pour mener des réflexions sur l’environnement de travail, la conduite du changement Création des plans macro et micro en partenariat avec des dessinateurs externes Validation des plans détaillés de cloisonnement et de mobiliers avec les directions concernées Présentation en CHSCT du projet général d’aménagement Etudes Création d’un schéma cible général d’implantation finale de la maison de la radio à horizon 2020 Réalisation d’un planning d’implantation de l’ensemble des moyens radiophoniques (studios, cabines) d’après le calendrier des travaux Réflexion sur la modernisation la modularité des espaces et du mobilier (salles de réunion, espaces projet, salles de détente et d’accueil)
Directeur de projet du déménagement de l’ensemble des sièges sociaux des marques du groupe Déménagement de 300 personnes (3 500 m2) et aménagement des espaces de travail pour 200 personnes (2 000 m2) : Recherche des locaux, établissement d’implantations macro selon le business plan Réalisation du space planning, recueil du besoin auprès des RH et des managers, traduction sur plans (projection à 5 ans) Réflexion sur la modernisation des méthodes de travail et des process, la modularité des espaces et du mobilier Optimisation et rationalisation des surfaces (bureaux, salles de réunion) Réalisation des consultations, négociations, choix et pilotage des prestataires (maîtrises d’œuvres, entreprises) Choix du mobilier, définition de la décoration et des ambiances dans le respect de l’identité visuelle de chaque marque Suivi des travaux (opérations tiroirs, aménagement neuf), mise en espace Accompagnement des salariés lors des mouvements (communication interne, mise en place de la logistique) Responsable du planning et du budget, reporting au comité de direction Membre du CHSCT (hygiène et santé, référent bâtiment - rédaction de recommandations) Optimisation de l’ensemble des coûts des services généraux, mise en place de contrat-cadres (courrier, coursiers, nettoyage industriel, sécurité, déplacements professionnels, fournitures, mobiliers) Suivi des contrats de maintenance techniques, gestion des réserves des travaux Management de 6 personnes : hôtesses, office manager et manutentionnaires Assistanat classique auprès du Directeur Général Délégué et la Directrice Générale Claudie Pierlot : courrier, rédaction de compte rendu de réunion, réservations, déplacements, agendas, réunions, suivi de facturation, notes de frais…
Office Manager - Accompagnement des équipes et réponses aux besoins : vie quotidienne, gestion administrative, suivi de facturation - Déménagement, aménagement des espaces de travail - 15 personnes, 250m2 Trade marketing - Organisation de conférences de presse et soirées de lancement : logistique, invitations, design et décors, planning - Community manager : gestion des comptes Facebook, Twitter et blog Spotify
Nicolas gots highly relational quality to exchange with the internal clients, your partners and service providers. He also has a strong capacity for anticipation and attention to detail. He is a hard worker & result oriented person.