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Manufactures de Mode

Assistant(e) de direction administrative et financière

Permanent

Paris, France

Poste en CDI – basé à Paris 19ème, à pourvoir dès que possible.

Level

Coordinator / Executive

Skills

Administration (Advanced)

Assistant Work (Advanced)

Confidentiality (Advanced)

Diary Management (Advanced)

Event Management (Advanced)

Expenses (Advanced)

Microsoft Excel (Advanced)

Languages

French (Fluent)

English (Work Proficiency)

19 comme l’arrondissement qui accueille le bâtiment, à la Porte d’Aubervilliers. 19 comme un clin d’œil au jour de naissance de Gabrielle Chanel, et à l’un des chiffres magiques de la Maison CHANEL, à l’initiative de ce grand projet qu’est le19M. M comme Métiers d’art, M comme Mode, M comme Main, en hommage aux artisans et à leurs savoir-faire.

le19M a été conçu pour rassembler sous un même toit, 11 Maisons d’art, la Maison ERES et la Galerie du 19M, lieu pluridisciplinaire ouvert au grand public, le19M est un projet unique hébergé dans un bâtiment tout aussi singulier.

Rattaché(e) à la Directrice de la Communication et Programmation du 19M, vous l’accompagnez au quotidien en étant en charge de son assistanat, de la gestion financière et administrative des différents projets, et vous participez activement à la vie du service.






Vos missions


Secrétariat et assistanat de direction :

• Gestion de l’agenda, organisation et préparation des réunions, accueil des visiteurs,

• Gestion des invitations/relations publiques lors des manifestations évènementielles,

• Réponse aux appels, diffusion d’e-mails et notes diverses,

• Organisation des déplacements et des documents nécessaires aux voyages,

• Classement et archivage, gestion des notes de frais.


Gestion et suivi des privatisations de la galerie du 19M :

• Etablissement des devis et propositions de location des 3 espaces de la galerie avec orchestration des besoins en restauration, médiation et ateliers participatifs.


Vie du service :

• Etablir des relations de confiance et de qualité́ avec l’ensemble de l’équipe, relayer les informations importantes entre la Directrice et ses collaborateurs (CR de réunion, revue de presse, etc.),

• Commander et gérer les fournitures administratives et matériels presse divers,

• S’assurer de la diffusion et du suivi des déclarations des procédures de Compliance Groupe par l’ensemble de l’équipe.


Cette liste est non exhaustive et s’affinera en fonction des besoins croissants de l’équipe



V

o

tre profil





• Vous disposez d’une expérience réussie de 3/5 ans minimum sur un poste d’assistanat au sein d’une direction Communication/Marketing et en maitrisez les enjeux. Un intérêt manifeste pour les sujets liés à la Culture et aux Média est souhaité pour ce poste.

• Doté d’un excellent relationnel, de proactivité et de rigueur, vous avez un sens aigu du service. Vous savez vous rendre disponible, avez un grand sens de la confidentialité et d'excellentes capacités d'organisation. Polyvalence, gestion des priorités et réactivité sont des qualités indispensables pour ce poste.

• Vous vous reconnaissez dans les notions d’esprit d’équipe, de synergie et de dynamisme.

• Ce rôle nécessite une forte gestion des priorités, de la discrétion et de la précision, pour être vecteur d’une ambiance sereine.

• Bilingue en anglais à l’oral comme à l’écrit, vous vous démarquez par la qualité de vos présentations et avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).

Level

Coordinator / Executive

Skills

Administration (Advanced)

Assistant Work (Advanced)

Confidentiality (Advanced)

Diary Management (Advanced)

Event Management (Advanced)

Expenses (Advanced)

Microsoft Excel (Advanced)

Languages

French (Fluent)

English (Work Proficiency)

Poste en CDI – basé à Paris 19ème, à pourvoir dès que possible.

19 comme l’arrondissement qui accueille le bâtiment, à la Porte d’Aubervilliers. 19 comme un clin d’œil au jour de naissance de Gabrielle Chanel, et à l’un des chiffres magiques de la Maison CHANEL, à l’initiative de ce grand projet qu’est le19M. M comme Métiers d’art, M comme Mode, M comme Main, en hommage aux artisans et à leurs savoir-faire.

le19M a été conçu pour rassembler sous un même toit, 11 Maisons d’art, la Maison ERES et la Galerie du 19M, lieu pluridisciplinaire ouvert au grand public, le19M est un projet unique hébergé dans un bâtiment tout aussi singulier.

Rattaché(e) à la Directrice de la Communication et Programmation du 19M, vous l’accompagnez au quotidien en étant en charge de son assistanat, de la gestion financière et administrative des différents projets, et vous participez activement à la vie du service.






Vos missions


Secrétariat et assistanat de direction :

• Gestion de l’agenda, organisation et préparation des réunions, accueil des visiteurs,

• Gestion des invitations/relations publiques lors des manifestations évènementielles,

• Réponse aux appels, diffusion d’e-mails et notes diverses,

• Organisation des déplacements et des documents nécessaires aux voyages,

• Classement et archivage, gestion des notes de frais.


Gestion et suivi des privatisations de la galerie du 19M :

• Etablissement des devis et propositions de location des 3 espaces de la galerie avec orchestration des besoins en restauration, médiation et ateliers participatifs.


Vie du service :

• Etablir des relations de confiance et de qualité́ avec l’ensemble de l’équipe, relayer les informations importantes entre la Directrice et ses collaborateurs (CR de réunion, revue de presse, etc.),

• Commander et gérer les fournitures administratives et matériels presse divers,

• S’assurer de la diffusion et du suivi des déclarations des procédures de Compliance Groupe par l’ensemble de l’équipe.


Cette liste est non exhaustive et s’affinera en fonction des besoins croissants de l’équipe



V

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• Vous disposez d’une expérience réussie de 3/5 ans minimum sur un poste d’assistanat au sein d’une direction Communication/Marketing et en maitrisez les enjeux. Un intérêt manifeste pour les sujets liés à la Culture et aux Média est souhaité pour ce poste.

• Doté d’un excellent relationnel, de proactivité et de rigueur, vous avez un sens aigu du service. Vous savez vous rendre disponible, avez un grand sens de la confidentialité et d'excellentes capacités d'organisation. Polyvalence, gestion des priorités et réactivité sont des qualités indispensables pour ce poste.

• Vous vous reconnaissez dans les notions d’esprit d’équipe, de synergie et de dynamisme.

• Ce rôle nécessite une forte gestion des priorités, de la discrétion et de la précision, pour être vecteur d’une ambiance sereine.

• Bilingue en anglais à l’oral comme à l’écrit, vous vous démarquez par la qualité de vos présentations et avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).

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