Administratif & Financier

- Gestion comptable : Transmission des pièces comptables et documents financiers au cabinet comptable. Transmission de tous les éléments administratifs nécessaires aux déclarations fiscales, sociales et réglementaires de la société (taxe, TVA, organismes financiers, certifications etc).

- Gestion de facturation fournisseur : vérifier la conformité des factures fournisseur et tenir le tableau de suivi des factures fournisseur.

- Gestion des paiements : Procéder aux paiements validés par la direction 2 fois par semaine (Bon À Payer). Transmission des paiements reçus à l’ADV.

- Gestion de facturation client : relances d’impayés, édition de factures hors ERP (royalties, tutorat, etc)

- Juridique : Suivi, gestion d’échéances, et archivage des documents juridiques de la société (PV d’AG, propriété intellectuelle, litige, contrats prestataires, contrats d’assurances, NDA... etc).

- Gestion administrative: Assurer le suivi des tâches administratives courantes, telles que le traitement du courrier, l’archivage des documents administratifs (papier et digital) et la mise à jour des process sur Notion.

- Gestion financière : dépôts divers de chèques et d’espèces.

RH

• Gestion du personnel : onboarding, offboarding, tenue à jour et suivi de tableaux (heures supplémentaires et de récupération, compensations...).

• Gestion des paies : collecte et suivi des informations pour établir les variables de paie, transmission des informations au pôle social pour l'édition des bulletins de paie,transmission des bulletins de paie aux employés et procéder aux paiements des salaires.

• Gestion des contrats de travail: Suivi et archivage des contrats de travail, collecte et transmission de tous les documents administratifs nécessaires pour l'établissement des contrats.

• Gestion du calendrier RH : mise à jour du calendrier RH sur l’agenda de l’entreprise, suivi des échéances RH (période d’essai, fin de contrat, médecine du travail...)

• Gestion de la communication RH : communication des informations RH (jours fériés, charte de télétravail ...), mise à jour des process RH sur Notion. Transmission des questions RH des équipes et contribution au développement d’une atmosphère de travail agréable et efficace.

Services Généraux

- Gestion des fournitures de bureau : Assurer que les fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau sont disponibles, commandées et stockées.

- Gestion des installations : S'occuper de la maintenance des locaux, de la gestion des espaces de travail et de la coordination des services liés aux installations (ménage, IT, chat du studio...).

- Gestion des événements: Organiser des événements de team building, appui logistique aux événements dans les locaux de l’entreprise (boutique, pop-up, etc...)

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Accounting & Financial Management

1. Bookkeeping: Transmit all accounting records and financial documents to the accounting firm. Ensure delivery of all administrative materials required for the company’s fiscal, social, and regulatory declarations (taxes, VAT, financial organizations, certifications, etc.).
2. Supplier Invoicing: Check the accuracy and compliance of supplier invoices and maintain the invoice tracking table.
3. Payment Management: Execute approved payments twice a week (via Payment Authorization). Communicate received payments to the Sales Admin (ADV) team.
4. Client Invoicing: Follow up on outstanding payments; generate client invoices outside of the ERP system (royalties, mentoring fees, etc.).
5. Legal Affairs: Monitor deadlines, manage, and archive the company’s legal documents (AGM reports, intellectual property, disputes, service provider contracts, insurance agreements, NDAs, etc.).
6. Administrative Tasks: Oversee daily administrative duties including mail handling, archiving both physical and digital documents, and updating processes on Notion.
7. Financial Handling: Manage deposits of checks and cash.

Human Resources

1. Personnel Management: Oversee onboarding and offboarding processes; maintain and update tracking tables (overtime, compensatory time, etc.).
2. Payroll Administration: Collect and track payroll variables; transmit data to the payroll service provider; distribute payslips to employees and process salary payments.
3. Employment Contracts: Monitor and archive employment contracts; collect and transmit all necessary administrative documents for contract drafting.
4. HR Calendar Management: Keep the HR calendar updated (trial periods, contract end dates, occupational health appointments, etc.).
5. HR Communication: Share HR updates (public holidays, remote work policies, etc.); maintain HR processes on Notion. Relay HR-related employee questions and contribute to a positive and productive work environment.

Office & General Services

1. Office Supplies: Ensure all necessary office supplies are stocked, ordered, and managed efficiently.
2. Facility Management: Oversee workspace maintenance, manage office layout, and coordinate services related to facilities (cleaning, IT support, studio cat, etc.).
3. Event Coordination: Organize team-building events and support the logistics of in-house events (boutique openings, pop-ups, etc.).